Quando falamos de agilidade referimo-nos à liderança, planeamento e execução de processos e não à velocidade que estes se processam.

Agilidade diz respeito à capacidade e adaptabilidade que as empresas têm em respeito às mudanças. Na maioria das vezes é que dita a permanência da empresa ao longo dos anos no mercado de trabalho.

Todas as empresas que deixam de lado métodos e conceitos ultrapassados, conseguem ser mais eficientes, inteligentes e resilientes em relação à concorrência.

Ser ágil é:

Simplifique as suas atividades, permitindo que a empresa seja cada dia mais eficiente

Já ouviu falar em Kanban?

Kanban é um método organizacional que tem como objetivo aumentar a produtividade e otimizar a gestão de trabalho, ou seja, maior rentabilização de trabalho num curto espaço de tempo.

Este sistema visa acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o fluxo de produção nas empresas.

Esta metodologia foi criada por uma empresa bastante conhecida, a Toyota, na década de 1960 e faz parte do método JIT (Just in Time).

“Fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária”

A metodologia Kanban baseia-se em utilizar cartões ou posts-its num quadro para indicar e acompanhar o andamento dos fluxos de produção nas empresas.

De um lado do quadro ficam as tarefas que precisam ser executadas, as “Backlog” e do outro as etapas de execução: andamento e entrega.

Conforme as tarefas são realizados os post-its são movimentados para o status da tarefa atual.

O que se entende por fluxo de trabalho?

Fluxo de trabalho ou workflow é a maneira como os processos são realizados numa empresa. Normalmente essas atividades são realizadas sequencialmente e repetidamente, ou seja, existe uma rotina estabelecida desde a administração até ao pós-venda.

O principal objetivo do fluxo de trabalho é solucionar problemas, tais como a falta de clareza na definição de atividades, responsabilidade e etapas de execução, entre outros.

De que maneira podemos relacionar o fluxo de trabalho ao Kanban Board?

Como está inicialmente referido no início do artigo, a Kanban Board é uma ferramenta de organização de trabalho em curso.

Resumidamente baseia-se num quadro dividido em secções ( “Não iniciado”, “Em progresso” e  “Concluído”), onde existem post-its, placas ou imãs que são movimentados de acordo com o  seu status.

O Kanban Board ajuda e melhora a produtividade e faz com que a equipa não acumule muitos  elementos de trabalho em cada fase do projeto. Para isso é estabelecido um limite máximo de  trabalhos em curso.

Este método acaba por ir ao encontro do fluxo de trabalho que tem como principal objetivo a organização e definição de atividades.

Áreas cujo o Kanban Boards é usado como meio de organização:

• Desenvolvimento de software,
• Equipas de Vendas,
• Equipas comerciais,
• Gestão de tarefas pessoais.

Será que o método Kanban funciona somente em áreas de tecnologias de informação?

Os ideais deste método podem ser aplicáveis em praticamente todas as indústrias, por isso, o  Kanban é bastante usado entre várias equipas de marketing, vendas, recrutamento e até mesmo operações.

No fundo este método traz para as equipas menos complexidade e mais motivação e produtividade. E afinal quem não gosta de trabalhar sem complicações?

Assista ao nosso webinar (abaixo) sobre Kanban, o caminho alternativo para a agilidade.

Complete também a sua leitura com o nosso artigo sobre: Kanban, visualize o processo.

Sabia que, pode usar o método Kanban, por exemplo, para planear a sua viagem de sonho?

Para criar este tipo de listagem pode o fazer através do Trello, basicamente inclui tarefas da lista “A fazer” e vai movimentado pelo fluxo à medida que executa as tarefas.

Simples não é?

O Trello é um programa online de planeamento de projetos.

“David J.Anderson no livro Kaban: Mudança Evolucionária de sucesso para o seu negócio de tecnologia.”

 

A metodologia de Kanban foi adotada por equipas de desenvolvimento de softwares.

No entanto, o desenvolvimento de software requer mais agilidade e versatilidade já que exige mudanças constantes. Então juntaram-se dois conceitos: o método Kanban e o modelo Scrum que tem como guia a metodologia ágil.

Kanban VS Scrum

Quais as Diferenças?

De uma forma muito resumida a Kanban serve para visualizar o trabalho em desenvolvimento e maximizar o desempenho. É um processo para a melhoria constante do fluxo de qualidade de um trabalho.

Já o Scrum é a prática de trabalho em intervalos determinados, chamados de “sprints”, com o objetivo de coletar informações e feedbacks rapidamente e implementá-los no trabalho.

Vantagens de utilizar o método Kanban

Visão global de atividades

Seja digital ou físico, o Kanban oferece um planeamento visual de tarefas que não se restringem a  um único dia e que facilitam a comunicação entre equipas. Por sua vez, o líder consegue acompanhar todas as etapas de um projeto e saber quem está com esse projeto em cada etapa.

Método Simples

É um conceito fácil de entender, não são necessárias formações intensivas, o que faz com que  todas as equipas adiram pela simplicidade.

Acesso a outro tipos de informação

O Kanban dá acesso a projetos de setores diferentes, o que é bastante útil para pessoas que  têm dificuldades ou falta de conhecimento em algum setor específico. Além disso, ele incentiva a autonomia dos colaboradores.

Facilita o Fluxo de trabalho

Como estamos a falar de um método de planeamento organizacional bastante prático, podemos afirmar que este contribui para o mínimo possível de desperdício de tempo e operações, já que as atividades estão todas delineadas e estruturadas.

Comunicação

Existe um incentivo à comunicação pois todas as equipas sabem o que cada colega está a fazer e isso dá flexibilidade em ajustar cronogramas e prazos. Por outro lado, esta condição acaba por trazer harmonia e equilíbrio entre as equipas.

Prioridades estabelecidas

Através do método fica mais claro quais as prioridades, objetivos e metas dentro dos prazos  estabelecidos. Este método ajuda a manter o foco pois existe uma visão ampla de todos os processos.

O que está à espera para implementar o método Kanban na sua empresa?

Acreditamos que no decorrer do artigo imaginou maneiras de começar a implementar este método na sua empresa, e se já o implementou, provavelmente está à procura de atalhos para o tornar cada vez mais ágil.

Se mesmo com este artigo não tiver a certeza se será o método mais indicado para a sua empresa, experimente fazer a seguinte questão a um dos seus colaboradores:

“Então, no que estás a trabalhar hoje?”

Se a resposta não é clara nem intuitiva então está na altura de seguir o método Kanban.

Na nossa formação de Team Kanban Practitioner (TKP) vai aprender o que é o método Kanban, como utilizar as suas práticas para gerir o seu board e como visualizar os diferentes tipos de tarefas de trabalho para melhorar as entregas da sua equipa mitigando os riscos associados.