Qualquer projeto tem a sua metodologia de gestão e tradicionalmente é aplicada a metodologia Waterfall, caracterizada pelos seus requisitos detalhados e pouca volatilidade. Mas com todos os desafios inerentes a esta metodologia tradicional, é recomendável recorrer a novas opções. Entre elas está a gestão ágil de projetos, que é caracterizada pela sua definição de requisitos a cada iteração, permitindo assim mudanças enquanto valoriza a comunicação. Este método permite reduzir o tempo de desenvolvimento (conclusão de projeto), enquanto diminui a margem de erro e permite aos gestores terem constantemente um produto palpável e funcional.

Como funciona a gestão ágil de projetos?

O objetivo principal da gestão ágil de projetos é a economia de tempo na realização de várias tarefas e o objetivo é existir um desenvolvimento contínuo até ao resultado final. A metodologia é baseada no Manifesto para o desenvolvimento ágil de software, e as suas principais características são:

Interatividade

É claro no manifesto que a metodologia deve ser aplicada em torno do envolvimento e do comprometimento das pessoas. Além de estabelecer a ligação com os processos, destaca o valor humano inerente aos trabalhadores.

É importante que as pessoas estejam felizes, em uníssono e a trabalhar para o mesmo objetivo. É este detalhe que gera uma grande interatividade comum. Otimizar a equipa e o seu trabalho de uma forma consistente tem como consequência melhores trabalhadores e um melhor trabalho. É fundamental que o cliente faça parte desta abordagem interativa, garantido que as suas expectativas (que por norma são voláteis) sejam constantemente atendidas.

Iteratividade

Iteratividade é o processo que se repete diversas vezes para se chegar a um resultado. Com entregas incrementais, em períodos de tempo (chamadas de timebox) previamente definidos, garante assim que o cliente e os responsáveis acompanhem todo o processo, enquanto dão feedback e sugestões de melhoria.

Flexibilidade

Na gestão tradicional de projetos, existe um plano delineado a priori e é seguido até ao resultado final. As consequências são comuns: prazos falhados, muitas horas extra e rigidez na gestão.

Com uma gestão ágil de projetos a flexibilidade é a palavra de ordem. As empresas e equipas estão preparadas para qualquer imprevisto que surja e adapta-se rapidamente a qualquer mudança que seja exigida. Para tal, este método investe na preparação e torna-a a parte mais relevante do projeto, de forma a combater qualquer transformação ou incremento urgente.

Transparência

O objetivo passa sempre por uma transparência total entre todas as partes inerentes ao projeto. Só desta forma a equipa pode ter sucesso na execução e o cliente ficar plenamente satisfeito. É óbvio que a transparência é um ponto importante em qualquer metodologia, mas é a gestão ágil de projetos que amplia a sua importância.

É graças a vários artefatos (eventos e reuniões) obrigatórios que os elementos das equipas comunicam entre si. O objetivo é sempre garantir o máximo de entendimento sobre o que foi feito e o que ainda está por fazer. O cliente é também incluído neste processo para que acompanhe a equipa ao longo de todo o desenvolvimento do projeto.

 

Como posso aplicar esta metodologia na minha empresa?

Uma mudança de paradigma dentro de uma empresa é um processo complexo que pode ser engatilhado pelo topo ou pela base da hierarquia. A adoção de uma gestão ágil de projetos requere que todos os elementos tenham uma mentalidade aberta e estejam preparados para dar o salto. O planeamento da adoção da metodologia é o primeiro passo. Depois é preciso definir responsáveis, objetivos e expectativas e documentar tudo de forma a facilitar uma consulta posterior.

É também necessário que haja um grande foco na maximização da comunicação dentro da equipa, e entre equipa e cliente. Desta forma é possível melhorar a integração assim como a qualidade das entregas. É fundamental que a empresa esteja em uníssono e que exista uma simbiose comunicativa entre todos os elementos. Esta é a formula para o sucesso.

Oferece formação aos elementos da tua empresa

As grandes mudanças requerem grande vontade, mas os profissionais não nascem ensinados. Para transpor esta barreira é fulcral que os colaboradores assistam a formações sobre gestão ágil de projetos. A formação explora a metodologia, apresenta os conceitos e realiza uma capacitação sobre o tema. Tudo isto são ações fundamentais para o sucesso da transformação ágil. As formações costumam ter uma elevada componente prática que melhora a consolidação de conceitos e é através deste ganho de conhecimento que a tua empresa ficará preparada para executar todas as tarefas.

 

Quais os benefícios de uma gestão ágil de projetos?

A gestão ágil de projetos é extremamente positiva, tanto para o projeto em si, como para o cliente e para os profissionais envolvidos. Impactar o negócio e reconhecer os benefícios pode ser um motivador para uma transformação acelerada. Com os métodos ágeis é possível acompanhar todo o projeto de uma forma mais ampla graças às entregas incrementais, isto traduz-se numa maior qualidade já que os problemas e desafios são identificados e resolvidos com maior facilidade.

Esta metodologia também tem como vantagem a diminuição de riscos. A segurança do projeto é valiosa e uma gestão ágil permite uma maior gestão do risco financeiro, de mobilização e de experiência de cliente. Com um maior controle, há menos probabilidades de que o projeto fuja do previsto. Existe uma adaptação às mudanças e às diferentes necessidades, por consequência o projeto é dinâmico e tem como objetivo oferecer os resultados esperados.

A gestão ágil oferece entregas incrementais e comunicação robusta. Este ganho traduz-se numa maior satisfação do cliente, que conseguirá ver se o resultado vai de encontro às suas expectativas e exigências. Mas não são só estes os pontos que ampliam a satisfação do cliente. Os projetos realizados através desta metodologia também acabam por ter menores custos, já que dificilmente serão exigidas correções e a maior adaptabilidade evita gastos desnecessários.

Tudo isto faz com que uma gestão ágil de projeto atue para aumentar o valor agregado, tanto do projeto como do teu negócio. O conceito tem como objetivo máximo a integração e maximização da qualidade para o cliente. Após os primeiros resultados, temos a certeza de que o teu objetivo será aplicar a agilidade em toda a empresa.